Postituslistat – yleiskatsaus
Mikä on postituslista?
Postituslista on jakelulista joka mahdollistaa sähköpostin automaattisen jakelun vastaanottajaryhmälle listan sähköpostiosoitteen kautta: jokainen tilaajan listalle lähettämä viesti jaetaan kaikille muille tilaajille. Ollessasi tilaajana postituslistalla, voit lähettää viestejä, vastata niihin ja lukea ne reagoimatta niihin.
Erityistapaukset:
- Joissain tapauksissa on mahdollista lähettää viestejä postituslistalle ilman että olet listan tilaajana. Sinun tulee kuitenkin olla listan tilaajana jotta voit vastaanottaa listan viestejä.
- On joskus mahdotonta lähettää listalle viestejä vaikka olisit listan tilaajana: Näin on esimerkiksi ilmoituslistojen kohdalla, joita käytetään jakamaan tietoa yhdeltä käyttäjältä suurille määrille vastaanottajia.
Interest of mailing lists
Postituslistoja tilataan tiedon saamiseksi tietystä aiheestaja keskusteluihin osallistumiseksi.Esimerkkejä:
- Postituslista kaikille yrityksen työntekijöille;
- postituslista joka on varattu kaikille projektin osallistujille;
- postituslista opiskelijaluokalle;
- postituslista uusimmista tietoturvallisuuden uutisista;
- postituslista jolla timpurit jakavat vinkkejä;
- postituslista suvun jäsenille, jonka tarkoituksena on laajojen sukukokoustenjärjestäminen;
- ja niin edelleen!
Postituslistojen tyypit
Internetissä on tuhansia postituslistoja eri aiheista: julkisia ja yksityisiä, ilmaisia ja maksullisia, ehdollisia ja vapaita, jne. Listat voivat olla tusinasta tuhansiin jäseniin.
Toimimisensa kannalta voimme erottaa listat kahteen tyyppiin:
- Ilmoituslistoilla tilaajat vastaanottavat viestejä lähettämättä niitä itse. Itse asiassa, nämä viestit ovat uutiskirjeitä: sähköisiä lehtiä, päivittäisiä palveluita (horoskooppi, sääennuste, turvallisuusvaroitukset, jne.), päivitysilmoituksia verkkosivustosta, jne. Tämäntyyppisillä postituslistoilla tieto kulkee yksittäiseltä lähettäjältä suurelle määrälle vastaanottajia.
- Keskustelulistat sallivat kaikkien tilaajien ottaa osaa keskusteluihin. Nämä listat voivat olla hallinnoituja tai hallinnoimattomia:
- Hallinnoidussa keskustelulistassa viestit lähetetään kaikille tilaajille kun joku listan hallinnoijista on hyväksynyt sen. Hallinnointi on laadunvarmistusta listalle. Se esimerkiksi varmistaa, etteivät tilaajat saa ohi aiheen meneviä viestejä, tarpeettomia mainosviestejä (roskapostia), viestejä jotka sisältävät suuria liitetiedostoja jne.
- Hallinnoimattomassa keskustelulistassa viestit välitetään kaikille tilaajille heti kun postituslistarobotti vastaanottaa ne.
Ominaisuudet
Kun olet kirjautunut postituslistapalveluun, voit:
- search for mailing lists matching your main interests or your particular situation;
- manage your subscriptions:
- subscribe to lists,
- unsubscribe from lists to which you are subscribed,
- change your subscriber options list by list,
- change your general preferences, which apply to the whole mailing list environment (name, password, language of the mailing list web interface, etc.);
- use mailing lists:
- read the online message archive of lists to which you are not subscribed if that archive is public and if your personal rights allow you to access those lists,
- read the archive of lists to which you are subscribed,
- perform searches in the list archive,
- send messages to lists to which you are subscribed,
- download documents from the shared document web space,
- upload documents in the shared document web space;
- manage mailing lists:
- create new lists (restricted access) - subject to authorization,
- configure lists you own,
- manage subscriptions,
- manage the shared document web space,
- moderate lists for which you are a moderator.
How the mailing list service works: roles and responsibilities
A mailing list service involves four types of roles:
- listmaster;
- owner;
- moderator;
- subscriber.
It is possible to have several roles at once (for example, you can be an owner and a moderator of a list and be subscribed to several others).
Listmasters
Listmasters are in charge of the management of the mailing list service. Their duties:
- manage the mailing list server (deployment, maintenance, etc.);
- define the general orientations of the mailing list service:
- who will be allowed to ask for the creation of a new list,
- which options will be available to manage lists (scenario definition),
- what the default files will contain (creation of templates),
- what will the mailing list web interface look like;
- set the way the mailing list service should be used and document those rules through providing charters to subscribers, moderators and owners;
- approve of requests of mailing list creations;
- temporarily replace list owners when necessary; on the other hand, listmasters are not supposed to take the place of moderators.
List owners and moderators can turn to listmasters when they face a problem not dealt with by the documentation or for any comment. However, in order not to flood listmasters with messages, it is recommended that subscribers rather turn to list owners.
Owners
The list owner is generally its creator or, failing him/her, the person who requested the list creation or who became responsible for it. His/her role:
- define the way the list will be used;
- write a list charter aimed at subscribers;
- appoint one or several moderators;
- manage subscriptions and unsubscriptions;
- decide whether it is relevant to put a shared document web space at the subscribers' disposal;
- answer questions from subscribers and potential subscribers about the list;
- etc.
A list can have several owners. However, the 'Privileged' profile is reserved to the list's creator; other owners have a 'Normal' profile, which has fewer prerogatives.
Moderators
Moderators are appointed by the list owner. They are in charge of controlling the relevancy of the messages sent to the list: after reading them, they choose to accept or to reject them . Moderation occurs before the message is actually sent to subscribers. Rejection of a message is possibly followed by a notice to the sender in order to explain the reason for that rejection.
A list can have one or several moderators; generally, the list owner is also a moderator.
This concerns only moderated lists.
Regulatory framework
The use of a mailing list service means respecting a number of rules:
- In most mailing list services, subscribers receive a 'List subscribers charter' on subscription. Then they are obliged to respect all the rules contained in that charter.
- If available, list owners and moderators have to conform to the 'Owner and moderator charter'.
- The use of mailing lists naturally means respecting the rules of good practices as regards to email.
To know more, refer to the section dedicated to good practices for subscribers and to the section about good practices for owners and moderators.